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Publiziert am 07.10.2021, von Thomas Wittkopf, Geschäftsführer TELAG

7 Erkenntnisse der DigitalShift Konferenz  

Wenn am 17. Dezember 2021 die Whistleblower-Richtlinie der EU in Kraft tritt, werden sich alle Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden die Frage stellen (müssen): Ist mein Hinweisgebersystem Richtlinien-konform? Habe ich überhaupt ein Hinweisgebersystem? Und: Welche Kanäle biete ich meinen Mitarbeitenden, Partnern und Lieferanten an, um Compliance-Verstösse zu melden? Ergänzend zum digitalen Kanal hielten Thomas Wittkopf (TELAG AG) und Jürgen Thom (Snubes) an der DigitalShift am 5. Oktober 2021 ein Plädoyer für die Whistleblower-Hotline. Denn: Das Telefon ist der beliebteste und meistgenutzte Meldekanal. Und über das Telefon werden die meisten Fälle aufgedeckt. Alles über den heissen Draht zu mehr Transparenz.

 

Jürgen Thom und Thomas Wittkopf können auf 13 Jahre Erfahrung im Bereich anonymer Hinweisgebersysteme und Whistleblower-Hotlines zurückgreifen. Als grösstes Contact-Center-Netzwerk in Europa hat Snubes schon diverse Whistleblower-Hotlines aufgesetzt. Viele davon mit TELAG als Partnerin. Dabei kann man vieles richtig – und auch manches falsch machen. Die Erkenntnisse auf einen Blick:

 

Erkenntnis No 1: Telefon ist beliebtester Meldekanal

Whistleblower-Hotlines werden von den Hinweisgebenden bevorzugt genutzt. Es folgen mit einigem Abstand E-Mail und digitale Meldekanäle. «Auch die Aufdeckungsquote ist höher im telefonischen Meldekanal. Zudem reduziert sich der finanzielle Verlust bei Unternehmen mit einem anonymen, telefonischen Meldekanal um die Hälfte», berichtet Jürgen Thom.

 

Erkenntnis No 2: Auslagern ist effizienter

90% der Führungskräfte sind davon überzeugt, dass Hinweisgebersysteme zu einer besseren Unternehmensführung und weniger Betrug und Korruption führen. Geschäftsethik und Integrität zahlen wiederum auf die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit ein. 42% erachten das Auslagern des anonymen Hinweisgebersystems als effizienter; einerseits weil damit einfach und kostengünstig eine 24-Stunden-Abdeckung in mehreren Sprachen gewährleistet werden kann. Andererseits, weil Mitarbeitende sich was ihre Anonymität betrifft bei einer externen Meldestelle wie whistleTAG sicherer fühlen.

 

Erkenntnis No 3: Erreichbarkeit ist das A&O

Viele Whistleblower brauchen eine gewisse Zeit, um sich zu einem Hinweis durchzuringen. «Wenn es dann so weit ist, erwartet der Hinweisgeber von einer Hotline ein empathisches, neutrales und objektives Klima, in dem er seinen Hinweis vertrauensvoll und sicher deponieren kann», weiss Thomas Wittkopf, Geschäftsführer der TELAG AG.

 

Erkenntnis No 4: Missbräuchliche Meldungen sind ein seltenes Phänomen

Mit über 1000 Kunden hat das älteste Contact Center Europas sowie Pionier für Whistleblower-Hotlines tiefe Einblicke in mittelständische Unternehmen wie auch in globale Grosskonzerne. «Unabhängig von der Unternehmensgrösste zeigt sich, dass missbräuchliche Meldungen ein seltenes Phänomen sind. Selbst im Umfeld der Banken und Finanzdienstleister belaufen sie sich nur auf 4% bis 5%», erklärt der TELAG Geschäftsführer. Branchenübergreifend, so hat die FH Graubünden herausgefunden, sind es sogar nur 3%.

 

Erkenntnis No 5: Grossteil der Meldungen sind plausibel

Bei 21% der Meldungen handelt es sich nicht um einen Compliance-Verstoss im Sinne des Gesetzgebers. 76% gehen nach der forensischen Informationserfassung und der juristischen Prüfung als plausibel hervor und werden an die jeweiligen Stellen im Unternehmen weitergeleitet, um intern aufgeklärt zu werden.

 

Erkenntnis No 6: Die Pandemie hat zu Verhaltensänderung geführt

Mit der Pandemie stiegen auch die Courage und Bereitschaft der Mitarbeitenden. Für viele standen in der Pandemie Werte- und Moralvorstellung über der Angst vor negativen Konsequenzen beim Melden eines Compliance Verstosses. Und so wurde es zu einer «choiceless choice», nicht konformes Handeln zu melden. Insbesondere im Bereich der Datenschutzverstösse (Data Breach) stiegen allein die bei TELAG eingetroffenen Meldungen um ein Drittel an.

 

Erkenntnis No 7: Ein Meldesystem ist nur so glaubwürdig wie die gelebte Unternehmenskultur

Wie konnte es trotz interner Meldestelle zu prominenten Fällen wie Dieselgate, DB, Wirecard und Siemens kommen? «Ein anonymes Hinweisgebersystem ist ein wichtiges Puzzleteil im Compliance Management System. Nur wenn eine Kultur der Offenheit und Transparenz vom Top Management vorgelebt wird und die internen und externen Mitarbeitenden ermutigt werden, das System auch effektiv zu nutzen, werden sich das Vertrauen und damit auch der Erfolg einstellen», erklärt Thomas Wittkopf. Aktuelle Zahlen von Transparency International zeigen, dass sich die Schadensummen deutlich verkleinern und sich die Zeit, bis ein Verstoss gemeldet wird massiv verkürzt, wodurch korrupte oder nicht integre Strukturen sich erst gar nicht etablieren können (Sebastian Oelrich, Transparency International).

 

Mehr über die jüngsten Forschungsergebnisse und die 5 grossen Irrtümern im Whistleblowing erfahren Sie in unserem nächsten Beitrag. Jetzt Newsletter abonnieren oder folgen Sie uns unter #whistleTAG

 

Zitate:
 

«Hinweisgeberschutz ist wie ein Besuch beim Zahnarzt. Je weiter Sie Ihren Mund öffnen, desto leichter kann Ihr Zahnarzt sehen, was vor sich geht, mögliche Probleme frühzeitig erkennen und Massnahmen ergreifen, um Ihren Mundraum gesund zu halten. Whistleblower-Systeme funktionieren auf ähnliche Weise. Wenn der Zugang eingeschränkt ist, ist es für die Menschen schwieriger, potenzielles Fehlverhalten zu melden. Probleme können so lange unentdeckt bleiben, bis sie so schmerzhaft sind, dass Massnahmen ergriffen werden müssen.» 

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Jürgen Thom,
CEO Snubes und whistleTAG Partner

«Die Verzahnung der digitalen Kanäle mit der telefonischen Whistleblower-Hotline führt zu einem höheren Vertrauen der Hinweisgebenden. Mehr Vertrauen führt zu einer früheren und schnelleren Aufdeckung der Verstösse sowie zu einer nachhaltig besseren Unternehmenskultur. Diese wiederum führt zu einer höheren Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit.» 


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Thomas Wittkopf, Geschäftsführer TELAG AG und whistleTAG Partner