whistleTAG: Hinweisgebersystem & Whistleblowing-Hotline

Die EU-Richtlinie 2019/1937 tritt am 17. Dezember 2021 in Kraft.

Ab dem 17. Dezember 2021 sollen Hinweisgeber (Whistleblower), welche auf Compliance-Verstösse hinweisen, auf anonyme und sichere Kanäle zur Informationsweitergabe vertrauen können. Die Richtlinie soll die Hinweisgebenden wirksam vor Entlassung, Mobbing, Diskreditierung, Belästigung oder anderen Formen von Vergeltungsmassnahmen schützen.

Ziel der Richtlinie ist der Schutz der Hinweisgebenden bei Meldungen in Zusammenhang mit Compliance-Verstössen. Hierür muss den Mitarbeitenden, Partnern und Lieferanten eine anonyme und sichere Meldemöglichkeit - telefonisch wie auch digital - geboten werden. Ziel ist es, Compliance-Verstössen sowie Reputationsschäden durch die interne Meldung (anstelle einer Meldung gegenüber der Aufsichtsbehörden oder Medien) zuvorzukommen.

Die Richtlinie betrifft Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden bzw. EUR 10 Mio Umsatz p.a. Ab 2023 soll die Grenze nochmals gesenkt werden, und zwar auf 50 Mitarbeitende. Auch Schweizer Unternehmen sind betroffen, da die Verordnung ebenfalls für Firmen mit internationaler Tätigkeit, Tochtergesellschaften bzw. Zulieferern, Dienstleistern und Geschäftspartnern aus dem EU-Raum gilt. Auch in Hinblick auf ein zukunftsorientiertes Employer Branding wird die Umsetzung der Richtlinie empfohlen («tone from the top»).

63% der Unternehmen, die Opfer von Wirtschaftskriminalität wurden, nutzten eine Hotline als Meldekanal. In der Rangfolge folgten E-Mails und webbasierte Tools. Der wirtschaftliche Schaden halbiert sich bei Unternehmen mit einem Hinweisgebersystems im Vergleich zu Firmen, die kein Hinweisgebersystem bieten. 50% der Korruptionsfälle und 38% der weiteren Fraud-Muster wurden durch einen Hinweis aufgedeckt. (Quelle: ACFE Report)

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung der EU-Whistleblowing-Richtlinie.

Diesem Themenbereich hat sich in den vergangenen 24 Monaten stark gewandelt. Kunden, Mitarbeitende und Partner werden verstärkt sensibilisiert darin, Beziehungen aufzubauen, welche die Richtlinien erfüllen. Zu umfangreich waren die Schäden aus den Wirecard, Dieselgate sowie Corona-Affären. Weiterhin werden die jeweiligen Landesbehörden Whistleblowing-Abteilungen aufbauen. Wenn der Hinweisgeber keine vom Unternehmen angebotene Anlaufstelle erhält, wird er sich zwangsläufig an die behördliche Stelle wenden. Dies hat neu immer Ermittlungen, hohen Aufwand und Kosten sowie ggf. Image- und Reputationsschäden zur Folge. Studien zeigen, dass sich die Schadenssummen halbieren, wenn Unternehmen ein Hinweisgebersystem zur Verfügung stellen.

Die Whistleblower-Richtlinie sieht vor, eine telefonische wie auch eine digitale Möglichkeit anzubieten, um den unterschiedlichsten Bedürfnissen und Ausgangslagen der Hinweisgebenden gerecht zu werden. Das Telefon eignet sich besonders gut für Meldungen zu komplexen Themen, für die man einen Gesprächspartner sucht, weil das Thema schriftlich schwer zu erfassen ist (Beispiele: Sexuelle Belästigung, Mobbing). Der Jahresbericht der "Association of Certified Fraud Examiners" aus dem Jahr 2018 weist aus, dass 46% mehr Fälle durch eine Hotline aufgedeckt wurden - ein Hinweis darauf, dass einige Hinweisgeber am Telefon eine noch grössere Anonymität empfinden. Der digitale Kanal eignet sich gut für Sachverhalte, deren chronologische Abläufe geschildert werden. Zudem bietet der Kanal die Möglichkeit für Dateiuploads.

Juristisch betrachtet, gilt die EU-Richtlinie auch für Schweizer Unternehmen, welche Geschäftsbeziehungen mit einem Unternehmen in der EU unterhalten (z.B. Lieferanten, Zulieferer, Partner, Mitarbeitende aus dem EU-Raum etc.). Aus dem Blickwinkel der Geschäftsethik zeigen Fälle wie Wirecard, Dieselgate und aktuelle Vorfälle bei RTS regelmässig, wie wichtig eine entsprechende anonyme Hinweisstelle ist. Aber auch die zunehmenden Fraud-Fälle in Zeiten der Pandemie sprechen für Offenheit und Transparenz, welche durch ein anonymes Hinweisgebersystem gefördert wird. Gelebte Transparenz fördert die Integrität und die Geschäftsethik. Das wiederum zahlt auf das Vertrauen und die Moral der Mitarbeitenden und schliesslich auf das Employer Branding ein.

Die Whistle-Blower Richtlinie unterstützt das Melden gegen jegliche Compliance-Verstösse, wie beispielsweise Bestechung, Korruption, Datenschutz-Vergehen, Diskriminierung, Belästigung, Unterschlagung, Veruntreuung, Diebstahl, Gesundheit, Sicherheit, Umweltschutz, Geldwäsche, etc.

Sofern Ihre Compliance-Abteilung die neuen Bestimmungen der EU-Verordnung erfüllt, nicht. Diese besagt, dass das Hinweisgebersystem niederschwellig, anonym und auf mehreren Kommunikationswegen zur Verfügung stehen muss. Die Sicherheit und Anonymität der Hinweisgebenden muss jederzeit, 24/7, auf telefonischem, digitalem und persönlichem Weg sichergestellt sein. Für die Richtlinie ist eine externe, unabhängige Kommunikationsschnittstelle vorgesehen. Diese stellt die Diskretion und die Anonymität der Hinweisgebenden sicher. Die eingehenden Hinweise können durch die Compliance-Abteilung intern bearbeitet werden. Alternativ bietet TELAG einen Ombudsservice an, welcher durch einen europaweit agierenden Rechtsdients zusätzliche Sicherheit, Vertrauen und Neutralität garantiert. Damit können Unternehmen in jedem Fall Sicherheit und Transparenz garantieren.

Ein Hinweisgebersystem, welches die neue EU-Richtlinie erfüllt, garantiert die Anonymität und den Schutz der hinweisgebenden Personen. Ihre Hinweise werden telefonisch oder digital, anonym und verschlüsselt von den zertifizierten Mitarbeitenden der TELAG entgegengenommen und dokumentiert. Das juristische Team der TELAG prüft die Hinweise und gibt ggf. eine Handlungsempfehlung ab. Bei strafrechtlich relevanten Hinweisen kann auf Wunsch die Ombudsstelle, ausgeführt durch einen europaweiten Rechtsdienst, in Aktion treten. Diese stellt sicher, dass die Missstände intern untersucht und bereinigt werden, ohne dass sie zwingend an die Öffentlichkeit geraten. Hinweisgeber müssen innert 30 Tagen erfahren, was mit dem Hinweis passiert ist. Mit einem verschlüsselten Zugang können Hinweisgeber jeweils den Status-quo der Bearbeitung einsehen bzw. telefonisch erfragen.

TELAG ist sowohl für den sorgsamen Umgang mit Daten wie auch für die Good Privacy zertifiziert: Der Schutz und die Sicherheit der personenenbezogenen Daten sind nicht erst seit der DSGVO-Verordnung bei TELAG Hygiene. Wir halten uns strikt an die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz und unterstützen mit unserer Datenschutz-Vertragsvorlage auch unsere Kunden dabei, sicheren rechtlichen Schritts jederzeit alle Datenschutzbestimmungen zu erfüllen. >Mehr erfahren< Auch für die im März 2022 geplanten Änderungen im DSG der Schweiz ist TELAG bereits vorbereitet. Die umfangreichen Zertifizierungen (ISO 9001, 27001 und SOC1 TypII, mit jährlichen Audits) untermauern unser Engagement der Datensicherheit.

Namhafte Firmen aus den Branchen Banken, Finanzdienstleistungen und Dienstleistungsunternehmen nutzen das Hinweisgebersystem der TELAG bereits seit 13 Jahren. Sie positionieren sich gegenüber ihren Mitarbeitenden als Unternehmen, die Offenheit und Transparenz nicht nur predigen, sondern unabhängig vom rechtlichen Druck durch den Gesetzgeber auch eigenverantwortlich leben. Dieses Engagement zahlt auf das Vertrauen der Mitarbeitenden, die Unternehmensreputation und das Employer Branding ein. Unternehmen, welche im Sinne der Geschäftsethik in die Eigenverantwortung gehen, werden insbesondere auch in hartumkämpften Märkten mit Fachkräftemangel bevorzugt.

Attraktive Arbeitgeber gehen proaktiv gegen jegliche Missstände insbesondere Diskriminierung, juristisches und moralisches Fehlverhalten sowie Belästigung vor, auch ohne direkte Vorschriften vom Gesetzgeber. Das Hinweisgebersystem untermauert das Bekenntnis der Geschäftsleitung ("tone from the top") zu Offenheit und Transparenz, welches von neuen Talenten und der nächsten Generation spezialisierter Mitarbeitender eingefordert wird. Das Hinweisgebersystem zahlt somit für Unternehmen jeder Grösse, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen, auf das Employer Branding ein.

Das Hinweisgebersystem der TELAG funktioniert wie eine Versicherung: Zum KMU-freundlichen Tarif von CHF 3200.-/Jahr positionieren sich Unternehmen jeder Grösse als transparente und attraktive Arbeitgeber und sind zudem jederzeit auf der rechtlich sicheren Seite. Flexibel und bedarfsgrecht, mit individueller Sprachenzusammenstellung und der Option für einen Ombudsservice, bietet das Hinweisgebersystem der TELAG die Möglichkeit, die Richtlinie zu 100% rechtssicher umzusetzen und den eigenen Aufwand auf ein absolutes Minimum zu reduzieren.

Einerseits wegen dem Gesetz. Die EU-Richtlinie 2019/1937 verpflichtet Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden bzw. EUR 10 Mio. Umsatz p.a. zu einem anonymen Hinweisgebersystem. Andererseits ist ein Hinweisgebersystem auch eine gute Gelegenheit, sich als attraktiver, moderner, transparenter Arbeitgeber zu positionieren, um bspw. die besten Talente anzuziehen bzw. zu halten (Employer Branding). Es dient auch als Signal an Kunden, Konsumenten, Partner, Investoren und Zulieferer. Ein Hinweisgebersystem ist ein Statement für Offenheit, Transparenz, Integrität, Geschäftsethik, Vertrauen und gemeinsame moralische Werte.

Der Aufwand ist gering. Vom Vertrag bis zur operativen Umsetzung vergehen nur wenige Tage. Die Aufschaltung kann innert 24h erfolgen.

Wir bieten beide Varianten an und unterstützen bei der Einrichtung sowie den Vorbereitungen.

Hier können Sie individuell entscheiden, ob Sie selbstständig eine Kommunikation ausarbeiten möchten, oder wir Sie durch ein sehr erfahrenes Marketing Team unterstützen. Die BMQ Partners AG, mit der die TELAG seit ihrer Gründung zusammenarbeitet, begleitet Sie bei Bedarf bei der Erstellung eines Kommunikationsplans, intern und extern. Gerne können Sie auch unsere Templates für die Landingpage nutzen und für ihre Bedürfnisse adaptieren.

Diese sind im Umfang variabel und mit wenig Aufwand verbunden. Die WhistleTag Nummer muss entweder bekanntgegeben oder die Weiterleitung zur TELAG eingerichtet werden. Hier gibt es die Option, eine kostenfreie Nummer anzubieten. Diese können Sie oder wir, gegen eine geringe Servicegebühr, beauftragen. Für die digitale Lösung kommt eine Einbindung auf ihre Homepage oder ein stand-alone Link in Frage. Weiterhin werden eine Kontaktadresse für die Weiterleitung der eingegangenen Meldungen und eine Ansprechperson benötigt.

Grundsätzlich kann die Ombudsstelle alle juristischen Aufgaben übernehmen und alle rechtlich relevanten Hinweise betreuen, bis ein gesicherter Informationsstand vorliegt. Anhand diesem wird, zusammen mit Ihnen, die Strategie zum Vorgehen und zur Kommunikation erarbeitet. Dieser Aufwand ist inkludiert. Ab dem Zeitpunkt eines anstehenden Rechts- oder Strafverfahrens werden die Kosten nach Aufwand verrechnet. Selbstverständlich begeleiten Sie die erfahrenen Anwälte europaweit und Sie entscheiden wie Sie vorgehen möchten.

Dies ist optional und wird von der hinweisgebenden Person entschieden. Etwa 70% der Hinweise werden anonym und 30% unter Klarnamen abgegeben.

Nein! Etwa 50% der Hinweise können im Unternehmen gelöst und kommuniziert werden. Bei 30% der Hinweise zeigt sich in der tiefereren Analyse, dass sie nicht den Aspekten der Whistleblowing-Vorgaben entsprechen. Diese umfassen Korruption, Mobbing, Belästigung, Diskriminierung, Unterschlagung, Missbrauch, Wettbewerbsverstösse, Ausbeutung, etc. Nur bei ca. 20% der Meldungen wird aufgrund der Informationslage eine Unterstützung durch eine Ombudsstelle erforderlich. Hierbei ist man mit dem WhistleTag Angebot der TELAG auf der sicheren Seite. Sowohl innerhalb wie auch ausserhalb der Unternehmung.